Учет обязательств по Сделкам

Как увидеть, где деньги: кто должен нам и кому мы должны?

Отчет по обязательствам показывает кредиторскую и дебиторскую задолженность по всем контрагентам - клиентам, поставщикам, подрядчикам.

Данные в отчет попадают автоматически, на основе данных по всем Сделкам.

Отчет находится в меню Отчеты -> Обязательства.

Как навсегда отлепить деньги от обязательств и понять, что такое прибыль на самом деле? 

Глава из книги «Нескучные финансы. Как управлять бизнесом на основе цифр и не сойти с ума». 

Читать на VC.RU ->


Как увидеть в Финтабло, кто-кому-сколько должен?

Чтобы видеть актуальную информацию в Отчете по обязательствам, ответственный в компании за учет сделок должен регулярно создавать новые сделки и администрировать платежи.

Создать новую Сделку на основе заключенной договоренности с клиентом.

Указать сумму сделки, которая станет Выручкой после выполнения проекта.

Отметить Покупателя из справочника контрагентов.


Прикреплять к сделке все поступления от Контрагента из ДДС.

Привязывайте поступления и расходы по сделкам прямо из таблицы.
Подробнее - в статье про Возможности модуля Сделки.

Принцип учета обязательств #1. До момента, пока мы не завершили проект и не закрыли сделку, сумма аванса - это наши обязательства перед клиентом (кредиторка).

Обязательства по авансам по незакрытым сделкам отмечены в отчете -> Аванс по "Название сделки"

 

Принцип учета обязательств #2. По сделкам, которые разбиты на несколько месяцев (подробнее про это в статье "Модуль "Сделки". Возможности"), суммы полученные от Покупателя будут отображаться в кредиторской задолженности и уменьшаться равными частями по мере наступления очередной даты закрытия месяца. И наоборот, если Покупатель платит частями по факту закрытия очередного месяца, сумма дебиторки будет равна сумме просроченных платежей на текущую дату.

Добавляйте из ДДС фактически произведенные расходы по сделке.


Добавляйте расходы, по которым вы еще фактически не расплатились с подрядчиками/поставщиками по сделке. 

Таким образом вы фиксируете свои обязательства по сделке. Для этого нужно:

  1. Создать Обязательство на сумму расхода в специальной таблице для Учета обязательств (см. инструкцию).
  2. Прикрепить созданное обязательство к сделке.
  3. Создать плановую операцию списания на дату в будущем, когда вы планируете перевести деньги за выполненные работы Подрядчику, чтобы спланировать платежный календарь (не обязательно).

В графе с расходами по сделке появится сумма Обязательств. По мере оплаты по своим долгам, сумма обязательств будет уменьшаться. 


Когда вы закрыли сделку*, но клиент остался должен вам, а вы должны подрядчикам, эти обязательства по сделке остаются зафиксированными в Отчете по обязательствам до момента их исполнения.

* Закрытие сделки = в колонке Дата акта установлена дата и месяц признания выручки и расходов по Сделке.


Принцип учета обязательств #3. Когда сделка закрыта, остаток к оплате от клиента попадает в Дебиторку в Отчете по обязательствам.

Принцип учета обязательств #4. Наши обязательства перед подрядчиками* попадают в Кредиторку в Отчете по обязательствам сразу после создания и отражаются в отчете, даже когда сделка еще не закрыта.

* Наши обязательства перед подрядчиками = Сумма остатка по оплате долга.

 

Чтобы увидеть подробности по каждой сумме в отчете, нажмите на нее.


Какие данные попадают в Отчет о прибылях и убытках и в Отчет о рентабельности сделок?

Вы будете видеть достоверную картину по рентабельности каждой сделки, с учетом невыполненных обязательств.

По методологии НФ, Финтабло покажет данные следующим образом:

  • Сумма сделки (Выручка) -> строка Выручка [сделки] в ОПиУ.
    Независимо от того, получили мы все деньги или нет. Факт получения всех денег от клиента по сделке нужно мониторить в отчете по обязательствам.

  • Итоговая сумма расходов (Фактические расходы + Обязательства) -> Прямые производственные расходы в ОПиУ.


Если в выбранном периоде есть невыполненные обязательства, вы увидите предупреждение в отчете. 

При клике, откроется окно, в котором вы увидите сделки, из которых складывается итоговая сумма. В списке сделок вы легко визуально найдете те, по которым остались обязательства.


Все обязательства по сделке будут выполнены и информация о ней исчезнет из Отчета по обязательствам при следующих условиях:

Дебиторка = 0. Когда вы получили все деньги от клиента, у него исчезнет долг. Для этого прикрепляйте платежи клиентов к сделке.

Кредиторка = 0. Когда все расходные обязательства, прикрепленные к сделке, будут нами оплачены, кредиторка будет погашена. Плановые операции могут подтверждаться как автоматически на основе выписки, так и вручную.

Подробнее в статье - "Что такое плановые операции?".


Как увидеть в ОПиУ, что по признанной выручке/расходам есть невыполненные обязательства? 

ВЫРУЧКА. В строке Выручка [Сделки] показывается предупреждение, если не все обязательства за период выполнены. 

Предупреждение по сделке показывается в строке, которые соответствует месяцу закрытия сделки. 

РАСХОДЫ. В строке Прямые производственные -> Прямые расходы [сделки] показывается предупреждение, что в этом периоде есть сделки с невыполненными обязательствами перед подрядчиками.

Что делать, если платеж по обязательству фактически прошёл, но плановая операция не подтвердилась автоматически?

Финтабло обычно автоматически подтверждает плановые операции на основе банковской выписки. Мы стараемся обучать робота автоматизировать эту работу и облегчить жизнь пользователям. 

Но может возникнуть ситуация, когда вы создали плановую операцию, прикрепили к сделке и фактически эта операция на самом деле произошла. 

В ДДС есть расходный платеж в адрес подрядчика, при этом плановая операция висит неподтвержденной.

Это может произойти из-за несовпадения контрагента, суммы платежа или даты исполнения (плановые операции автоматически подтверждаются в окне +/-3 дня)

Подробнее в статье -> Как работает автоподтверждение плановых операций?

Если такая ситуация все-таки произошла, порядок действий следующий:

1. Прикрепите фактическую расходную операцию к Сделке -> Сумма платежа попадет в фактические расходы

2. Удалите созданную плановую операцию (обязательства) из системы -> Обязательство уйдет из сделки и из кредиторки в отчете по обязательствам.


👆 На этом пока всё