Предпринимательская деятельность так устроена, что в определенный момент времени кто-то кому-то становится должен: либо Заказчик должен оплатить нам окончательный расчет по договору, либо мы должны оплатить Подрядчику за его услуги, либо Поставщик нам должен отгрузить товар и тд.
Как навсегда отлепить деньги от обязательств и понять, что такое прибыль на самом деле?
Глава из книги «Нескучные финансы. Как управлять бизнесом на основе цифр и не сойти с ума».
Актуальная информация по долгам стекается в общий отчет "Обязательства". Этот отчет собирается по данным из внутренних модулей Финтабло: Зарплаты, Сделки, Склад товаров и тд. В Отчете видно, кто должен нам и кому должны мы (кредиторка/дебиторка).
В данной статье расскажем, как отражать расходы, по которым фактически не было движения денег, или наоборот фиксировать списания средств (выданные авансы), которые еще нельзя признавать расходами.
Примеры таких обязательств:
Такого рода информацию отражаем в специальном модуле "Обязательства".
Другие виды обязательств и способы отражения:
Подробное описание к каждому модулю читайте в инструкциях -> перейти.
Таблица для учета обязательств хранится в разделе "Инструменты учета" -> "Обязательства".
1. Нажмите кнопку добавления новой строки в таблице.
2. Заполните поля таблицы на основе заключенной договоренности или первичных документов (акт, накладная, счет-договор и тп.).
✏️ Обязательство
Любое понятное для вас наименование обязательства. Необходимо для дальнейшей идентификации обязательства и администрирования платежей. По умолчанию подставляется текст: "Обязательство [порядковый номер]".
✏️ Контрагент
Тот Контрагент, с которым возникла договоренность или обязательство. Выберите нужное значение из выпадающего списка или создайте новое.
✏️ Сделка
Выберите из списка нужное значение, если расход относится к конкретной сделке. Поле может оставаться пустым.
✏️ Статья
Выберите нужную статью расхода. Данные в ОПиУ попадут по этой статье.
Месяц признания расхода будет определяться датой акта обязательства или датой акта у Сделки, к которой оно привязано.
Когда статья привязана к ОПиУ и по ней есть и обязательства, и денежные операции, не прикрепленные к обязательствам и сделкам, то работает кросс-проверка и статья делится на составляющие: часть расходов подтягивается из ДДС, часть из модуля "Обязательства"
✏️ Направление
В графе "Направление" выберите нужное значение из списка, если расход напрямую можно отнести к конкретному направлению бизнеса. Поле может оставаться пустым.
✏️ Сумма расхода
*Итоговое значение суммы можно разбить на несколько месяцев в ОПиУ. Например, когда приобрели годовую подписку, целесообразно сумму расхода разделить на 12. Для этого наведите курсор мыши на сумму расхода, нажмите на кнопку "троеточие"** и установите нужное количество месяцев. Сумма расхода разделится в ОПиУ равными частями начиная с месяца по дате акта у обязательства.
**Если уже установлена дата акта по обязательству, то функция разбития на части заблокирована. Временно уберите дату акта, установите нужное количество месяцев и заново проставьте дату акта. По дате акта определяется первый месяц списания расхода в ОПиУ.
⚠️ Разбитые на части обязательства нельзя привязать к Сделкам. Это противоречит принципу сопоставимости. Расходы по сделкам признаются в том же месяце, в котором признана выручка.
✏️ Оплачено
В поле "Оплачено" будут отражаться фактически оплаченные суммы по данному обязательству.
Способы отражения оплаченных сумм:
1 способ - из карточки самого обязательства
Прикрепляйте операции из ДДС (1) или создавайте списания не выходя из модуля (2). Для этого наведите курсор в ячейку "Оплачено" и нажмите "+".
По умолчанию откроется список операций по контрагенту, который выбран у этого обязательства. Воспользуйтесь строкой поиска, если нужно прикрепить операцию с другим контрагентом.
◼️ Например, для вас отгрузил товар Контрагент №1, а оплату вы договорились совершить по реквизитам Контрагента №2.
💡 Создавая новые операции с датой из будущего вы автоматически создаете плановые операции, которые отражаются в Платежном календаре. Так вы сможете отслеживать запланированные договоренности и не попадать в кассовый разрыв.
Подробности про плановые операции и платежный календарь читайте в инструкциях: "Что такое плановые операции?", "Платежный календарь".
2 способ - из журнала операций ДДС
Другой способ прикрепить операции оплаты по обязательству: из раздела Деньги → Операции.
Когда у операции ДДС выбран Контрагент, по которому имеется обязательство, то будет отображаться окошко для выбора. Выбрав нужное обязательство, поле со статьей заполнится автоматически на основании данных из карточки обязательства.
💡 Используйте функцию "Разбить", когда оплата была по нескольким обязательствам одновременно или в счет оплаты обязательства нужно отразить только часть оплаченной суммы.
✏️ Остаток
Сумма остатка будет заполняться автоматически как разница между суммой расхода и суммой всех фактически совершенных оплат.
Факт оплаты за обязательство не влияет на суму расхода в ОПиУ. Она берется из ячейки "Сумма расхода".
⚠️ Следите за тем, чтобы привязанные операции ДДС имели те же значения Статьи, Направления и Сделки, что выбрано у самого Обязательства. В случае расхождения могут быть ошибки в итоговых отчетах.
⚠️ Не забывайте прикреплять операции ДДС к обязательствам, чтобы не было двойного расхода в ОПиУ: и по ДДС и по Обязательствам. Рекомендуем делать контрольную сверку перед презентацией отчетности.
✏️ № и Дата счета [недоступно для beta-версии]
Введите номер и дату первичного документа. Примеры первичных документов: счет на оплату, акт, накладная и тп.
Данное поле сейчас носит информативный характер. В будущем планируем сделать так, чтобы платежи автоматически привязывались к конкретному обязательству по совпадению данных первичного документа в назначении платежа и Контрагента.
✏️ Статус
Значение в поле "Статус" подставляется автоматически. Можно выбирать вручную подходящий по смыслу статус или создать новый.
✏️ Комментарий
Поле для свободного ввода текста.
✏️ Дата акта
Графу "Дата акта" заполняем в том случае, если Контрагент выполнил свое обязательство. Например, услуга оказана, товар доставлен и тп.
Дату акта можно взять из первичных документов (акт, накладная, УПД и тп.) или установить значение на свое усмотрение по факту признания расхода.
💡 В момент создания нового обязательства ячейка с датой заполняется автоматически - по умолчанию проставляется текущая дата.
Оставьте поле пустым, если обязательство еще не выполнено Контрагентом (товар не доставлен, услуга не оказана).
В ОПиУ сумма расхода по обязательству попадет только при условии наличия даты акта.
◼️ Например, мы планируем расходы по конкретной сделке.
Создавая плановую операцию, можно сразу прикрепить ее к еще не созданному Обязательству. Новая строчка с обязательством будет создана в таблице Обязательств автоматически на основании данных плановой операции. Останется заполнить только поле с датой акта.
В момент создания плановой операции по Сделке
можно создать новое обязательство
◼️ Пример 1 - "Сумма НДС обязательства не совпадает с суммой в платежах"
Создали обязательство, у которого выделен НДС. Фактическая операция ДДС отразилась без НДС.
Что делать -> Поднять первичные документы, выяснить, нужно ли выделять НДС и исправить сумму НДС либо в Обязательстве, либо у операции ДДС.
⚠️ При смешанной системе налогообложения, расходы, которые совершаются от юр.лица на УСН, правильно отражать по полной стоимости, не выделяя НДС.
◼️ Пример 2 - "Есть невыполненные обязательства"
Когда Сделка закрыта, но есть расходы по этой сделке, по которым мы еще не выполнили свои обязательства перед Подрядчиками.
Что делать -> Убедитесь, что действительно за нами числится долг и запланируйте платеж по обязательству.
Финтабло обычно автоматически подтверждает плановые операции на основе банковской выписки. Мы стараемся обучать робота автоматизировать эту работу и облегчить жизнь пользователям.
Но может возникнуть ситуация, когда вы создали плановую операцию, прикрепили к обязательству и фактически эта операция на самом деле произошла.
В ДДС есть расходный платеж в адрес подрядчика, при этом плановая операция висит неподтвержденной.
Это может произойти из-за несовпадения контрагента, суммы платежа или даты исполнения (плановые операции автоматически подтверждаются в окне +/-3 дня)
Подробнее в статье -> Как работает автоподтверждение плановых операций?
Если такая ситуация все-таки произошла, порядок действий следующий:
1. Прикрепите фактическую расходную операцию к Сделке -> Сумма платежа попадет в фактические расходы
2. Удалите созданную плановую операцию (обязательства) из системы -> Обязательство уйдет из сделки и из кредиторки в отчете по обязательствам.