Модуль "Обязательства". Инструкция по заполнению

Как отражать расходы, по которым еще не было движения денег, или наоборот отслеживать выданные авансы подрядчикам, которые еще не выполнили для нас работу?

Предпринимательская деятельность так устроена, что в определенный момент времени кто-то кому-то становится должен: либо Заказчик должен оплатить нам окончательный расчет по договору, либо мы должны оплатить Подрядчику за его услуги, либо Поставщик нам должен отгрузить товар и тд.


Как навсегда отлепить деньги от обязательств и понять, что такое прибыль на самом деле? 

Глава из книги «Нескучные финансы. Как управлять бизнесом на основе цифр и не сойти с ума». 

Читать на VC.RU ->


Актуальная информация по долгам стекается в общий отчет "Обязательства". Этот отчет собирается по данным из внутренних модулей Финтабло: Зарплаты, Сделки, Склад товаров и тд. В Отчете видно, кто должен нам и кому должны мы (кредиторка/дебиторка).

В данной статье расскажем, как отражать расходы, по которым фактически не было движения денег, или наоборот фиксировать списания средств (выданные авансы), которые еще нельзя признавать расходами.

Примеры таких обязательств:

  • Аренда офиса. Арендатор выставил акт за прошедший месяц, но мы его еще не оплатили;
  • Аванс Подрядчику. Мы заплатили 100% аванс за услугу, которую еще для нас не оказали;
  • Долг перед Субподрядчиком. Для выполнения части работ по сделке мы наняли Субподрядчика. Он для нас услугу оказал, но мы договорились с ним об отсрочке платежа.
  • Покупка лицензии на ПО в рассрочку. Приобрели годовую подписку за сервис, но договорились, что сейчас оплатим 30% от всей стоимости, а через 2 месяца оставшиеся 70%.

Такого рода информацию отражаем в специальном модуле "Обязательства".

Другие виды обязательств и способы отражения:

Подробное описание к каждому модулю читайте в инструкциях -> перейти.


Инструкция по заполнению

Таблица для учета обязательств хранится в разделе "Инструменты учета" -> "Обязательства".

1. Нажмите кнопку добавления новой строки в таблице.

2. Заполните поля таблицы на основе заключенной договоренности или первичных документов (акт, накладная, счет-договор и тп.).


✏️ Обязательство

Любое понятное для вас наименование обязательства. Необходимо для дальнейшей идентификации обязательства и администрирования платежей. По умолчанию подставляется текст: "Обязательство [порядковый номер]". 

✏️ Контрагент

Тот Контрагент, с которым возникла договоренность или обязательство. Выберите нужное значение из выпадающего списка или создайте новое.

✏️ Сделка

Выберите из списка нужно значение, если расход относится к конкретной сделке. Поле может оставаться пустым.

✏️ Статья

Выберите нужную статью расхода. Данные в ОПиУ попадут по этой статье. 

Месяц признания расхода будет определяться датой акта обязательства или датой акта у Сделки, к которой оно привязано.

Когда статья привязана к ОПиУ и по ней есть и обязательства, и денежные операции, не прикрепленные к обязательствам и сделкам, то работает кросс-проверка и статья делится на составляющие: часть расходов подтягивается из ДДС, часть из модуля "Обязательства"


✏️ Направление

В графе "Направление" выберите нужное значение из списка, если расход напрямую можно отнести к конкретному направлению бизнеса. Поле может оставаться пустым.

✏️ Сумма расхода

  • введите полную сумму расхода,
  • выделите при необходимости сумму НДС,
  • разделите сумму расхода на несколько месяцев в ОПиУ* (при необходимости).

*Итоговое значение суммы можно разбить на несколько месяцев в ОПиУ. Например, когда приобрели годовую подписку, целесообразно сумму расхода разделить на 12. Для этого наведите курсор мыши на сумму расхода, нажмите на кнопку "троеточие"** и установите нужное количество месяцев. Сумма расхода разделится в ОПиУ равными частями начиная с месяца по дате акта у обязательства.

**Если уже установлена дата акта по обязательству, то функция разбития на части заблокирована. Временно уберите дату акта, установите нужное количество месяцев и заново проставьте дату акта. По дате акта определяется первый месяц списания расхода в ОПиУ.


⚠️ Разбитые на части обязательства нельзя привязать к Сделкам. Это противоречит принципу сопоставимости. Расходы по сделкам признаются в том же месяце, в котором признана выручка.



✏️ Оплачено

В поле "Оплачено" будут отражаться фактически оплаченные суммы по данному обязательству. 

Способы отражения оплаченных сумм:

1 способ - из карточки самого обязательства 

Прикрепляйте операции из ДДС (1) или создавайте списания не выходя из модуля (2). Для этого наведите курсор в ячейку "Оплачено" и нажмите "+".

По умолчанию откроется список операций по контрагенту, который выбран у этого обязательства. Воспользуйтесь строкой поиска, если нужно прикрепить операцию с другим контрагентом.

◼️ Например, для вас отгрузил товар Контрагент №1, а оплату вы договорились совершить по реквизитам Контрагента №2.


💡 Создавая новые операции с датой из будущего вы автоматически создаете плановые операции, которые отражаются в Платежном календаре. Так вы сможете отслеживать запланированные договоренности и не попадать в кассовый разрыв.

Подробности про плановые операции и платежный календарь читайте в инструкциях: "Что такое плановые операции?", "Платежный календарь".



2 способ - из журнала операций ДДС

Другой способ прикрепить операции оплаты по обязательству: из раздела Деньги → Операции.

Когда у операции ДДС выбран Контрагент, по которому имеется обязательство, то будет отображаться окошко для выбора. Выбрав нужное обязательство, поле со статьей заполнится автоматически на основании данных из карточки обязательства.


💡 Используйте функцию "Разбить", когда оплата была по нескольким обязательствам одновременно или в счет оплаты обязательства нужно отразить только часть оплаченной суммы.



✏️ Остаток

Сумма остатка будет заполняться автоматически как разница между суммой расхода и суммой всех фактически совершенных оплат.

Факт оплаты за обязательство не влияет на суму расхода в ОПиУ. Она берется из ячейки "Сумма расхода".


⚠️ Следите за тем, чтобы привязанные операции ДДС имели те же значения Статьи, Направления и Сделки, что выбрано у самого Обязательства. В случае расхождения могут быть ошибки в итоговых отчетах.


⚠️ Не забывайте прикреплять операции ДДС к обязательствам, чтобы не было двойного расхода в ОПиУ: и по ДДС и по Обязательствам. Рекомендуем делать контрольную сверку перед презентацией отчетности.



✏️ № и Дата счета [недоступно для beta-версии]

Введите номер и дату первичного документа. Примеры первичных документов: счет на оплату, акт, накладная и тп. 

Данное поле сейчас носит информативный характер. В будущем планируем сделать так, чтобы платежи автоматически привязывались к конкретному обязательству по совпадению данных первичного документа в назначении платежа и Контрагента.

✏️ Статус

Значение в поле "Статус" подставляется автоматически. Можно выбирать вручную подходящий по смыслу статус или создать новый.

  • “Требует оплаты” - когда есть задолженность
  • “Оплачено” - когда нет задолженности по оплате
  • “Аванс” - когда есть оплата, но нет акта
  • “Переплата” - когда есть акт, есть оплата, но сумма оплаты больше суммы расхода

✏️ Комментарий

Поле для свободного ввода текста.

✏️ Дата акта

Графу "Дата акта" заполняем в том случае, если Контрагент выполнил свое обязательство. Например, услуга оказана, товар доставлен и тп. 

Дату акта можно взять из первичных документов (акт, накладная, УПД и тп.) или установить значение на свое усмотрение по факту признания расхода. 


💡 В момент создания нового обязательства ячейка с датой заполняется автоматически - по умолчанию проставляется текущая дата.


Оставьте поле пустым, если обязательство еще не выполнено Контрагентом (товар не доставлен, услуга не оказана).

В ОПиУ сумма расхода по обязательству попадет только при условии наличия даты акта. 

  • если Обязательство привязано к Сделке,  то расход по обязательству попадет в месяц признания выручки по сделке,
  • если Обязательство не привязано к Сделке, то расход по обязательству попадет в месяц даты акта Обязательства,
  • если Обязательство разбито на несколько месяцев для ОПиУ, то первая часть расхода ляжет в месяц по дате акта, а остальные части распределяться на следующие за ним месяцы подобно амортизации. 


 

Альтернативный способ создания обязательства из модуля "Сделки"

◼️ Например, мы планируем расходы по конкретной сделке. 

Создавая плановую операцию, можно сразу прикрепить ее к еще не созданному Обязательству. Новая строчка с обязательством будет создана в таблице Обязательств автоматически на основании данных плановой операции. Останется заполнить только поле с датой акта.

В момент создания плановой операции по Сделке 
можно создать новое обязательство



Системные предупреждения

◼️ Пример 1 - "Есть обязательство без акта"

Имеется сделка, по которой мы отчитались, закрыли ее актом и признали выручку. По этой сделке было создано обязательство и у обязательства не стоит дата акта.

Что делать -> Выяснить у ответственного сотрудника за этот расход, действительно ли подрядчик нам не оказал услугу. Если услуга подрядчиком оказана, то установите дату акта для этого обязательства. Если услуга не оказана и оказываться не будет, проверьте, оплачивался ли аванс и согласуйте с Контрагентом его возврат.


◼️ Пример 2 - "Сумма НДС обязательства не совпадает с суммой в платежах"

Создали обязательство, у которого выделен НДС. Фактическая операция ДДС отразилась без НДС.

Что делать -> Поднять первичные документы, выяснить, нужно ли выделять НДС и исправить сумму НДС либо в Обязательстве, либо у операции ДДС.


⚠️ При смешанной системе налогообложения, расходы, которые совершаются от юр.лица на УСН, правильно отражать по полной стоимости, не выделяя НДС.



◼️ Пример 3 - "Есть невыполненные обязательства"

Когда Сделка закрыта, но есть расходы по этой сделке, по которым мы еще не выполнили свои обязательства перед Подрядчиками.

Что делать -> Убедитесь, что действительно за нами числится долг и запланируйте платеж по обязательству.


Что делать, если платеж по обязательству фактически прошёл, но плановая операция не подтвердилась автоматически?

Финтабло обычно автоматически подтверждает плановые операции на основе банковской выписки. Мы стараемся обучать робота автоматизировать эту работу и облегчить жизнь пользователям. 

Но может возникнуть ситуация, когда вы создали плановую операцию, прикрепили к обязательству и фактически эта операция на самом деле произошла. 

В ДДС есть расходный платеж в адрес подрядчика, при этом плановая операция висит неподтвержденной.

Это может произойти из-за несовпадения контрагента, суммы платежа или даты исполнения (плановые операции автоматически подтверждаются в окне +/-3 дня)

Подробнее в статье -> Как работает автоподтверждение плановых операций?

Если такая ситуация все-таки произошла, порядок действий следующий:

1. Прикрепите фактическую расходную операцию к Сделке -> Сумма платежа попадет в фактические расходы

2. Удалите созданную плановую операцию (обязательства) из системы -> Обязательство уйдет из сделки и из кредиторки в отчете по обязательствам.


👆 На этом пока всё