Этапы в сделках

Если у вас проектный бизнес, заключены длительные договора с клиентами и внутри такого договора на каждом этапе вы составляете акт выполненных работ, то вам необходим функционал поэтапного закрытия сделок. 

Скорее всего, ранее вы уже использовали модуль Сделки и имеете представление, как он работает. Инструкции ниже:

Модуль Сделки. Возможности >>>
Учет сделок. Принципы >>>

Здесь мы расскажем, что нового появится для вас при поэтапном закрытии сделки.

Содержание:

1) Изменения в разделе Учет сделок
2) Изменения в отчете Рентабельность сделок

Изменения в разделе Учет сделок

1. Появилась графа Карточка сделки, которая позволяет провалиться внутрь сделки и увидеть развернутую информацию по ней. 

Теперь при добавлении новой сделки через кнопку "Добавить сделку", автоматически открывается окно с этой сделкой. Раньше вы оставались в общем списке сделок.

2. Появились новые поля в общем списке сделок:

1) Сумма этапов - показывает общую сумму по всем этапам (в т.ч. НДС), независимо от того, закрыты они актом или нет;

2) Выручка этапов - показывает общую сумму выручки по всем этапам без НДС, независимо от того, закрыты они актом или нет;

3) Сумма признанной выручки - сумма выручки по этапам, закрытым датой акта;

4) Количество этапов - показывает, сколько всего этапов в сделке и сколько из них уже завершены.

Если понимаете, что поэтапное закрытие сделок вам не нужно, можете скрыть эти столбцы через настройки и работать как раньше

3. Если вы создаете этапы внутри сделки, то некоторые поля теперь можно редактировать только перейдя в детализацию сделки.

Например:

• сумму этапов уже нельзя изменить из общего списка сделок, т.к. сумма формируется как сумма этапов. Т.е. изменить сумму этапов можно только изменив сумму во вкладке Этапы.
• дату акта нельзя выбрать из общего списка сделок, т.к. дата акта выбирается для каждого этапа отдельно.
• товары/услуги/расходные операции и зарплату по сделке можно прикрепить только на конкретные этапы и для этого нужно перейти внутрь сделки.

4. Изменилась логика заполнения некоторых полей в общем списке сделок. Для сделок в несколько этапов в общем списке сделок:

• значение в поле "Дата акта" соответствует дате акта самого позднего этапа. Ранее, если выручку по сделке разбивали на несколько периодов, то ставили дату первого акта (подробнее в статье>>>).

❗️  Пока не у всех этапов есть дата акта, у сделки дата акта будет отсутствовать. Т.е. если дата акта стоит, то мы понимаем, что все этапы сделки имеют дату акта. Если пусто, значит есть незавершенные этапы.

• значение по полю "Начало" соответствует дате начала самого раннего из этапов (по умолчанию заполняется текущим числом, при необходимости можно поменять)
• значение по полю "Конец" соответствует дате окончания самого позднего из этапов (по умолчанию пусто, заполняется вручную по желанию. Исключение - распределенные на N-месяцев сделки)

5. При применении фильтров в сделках учитываются значения самой сделки, а не ее этапов.

Например:

• фильтр по сумме - учитывает сумму всей сделки, а не ее этапов;
• фильтр по статусу - учитывает статус самой сделки и он может отличаться от статусов ее этапов.

6. Сводка и итоговые строки показывают значения по отфильтрованным сделкам, учитывая значения самих этапов.

Плашка “Признано выручки” показывает сумму признанной выручки на текущий день. Если в списке есть сделка, у которой есть этапы, закрытые еще не наступившей датой акта, то выручка таких этапов не попадает в сводку.

7. Сохранилась возможность автоматического деления сделки на этапы. Эта функция подойдет в том случае, если сделка закрывается равными суммами с одинаковой периодичностью.

Подробнее про автоматизацию в Сделках в статье >>>

8. Во вкладке "Информация по сделке" можем увидеть общую информацию по деньгам не переходя в "План и факт по движению денежных средств".

💬На какие вопросы получим ответ?
▲ Как выполняется план/факт по поступлениям/списаниям, нет ли переплаты клиента?
▲ Сколько нам еще должен клиент по сделке?
▲ Сколько мы уже потратили денег по сделке?
▲ Сколько можем потратить денег, чтобы не было перерасхода?
▲ Сколько мы должны поставщику по Обязательствам?
▲ Какой будет денежный поток по сделке, если плановые поступления/списания состоятся?

Во вкладке "Информация по сделке" можем увидеть общую информацию по выручке и расходам не переходя в "План и факт по доходам и расходам".

💬На какие вопросы получим ответ?
▲ Как выполняется план/факт по выручке?
▲ Как выполняется план/факт по расходам?
▲ На какую сумму не признали выручки, не выполнили обязательства перед клиентом?
▲ На какую сумму еще будут расходы согласно плана, нет ли перерасхода?
▲ Есть ли незавершенное производство (понесли расход, а этап еще не закрыли актом)?
▲ Какой ожидать результат по прибыли если план по выручке и расходам состоится?

9. Особенности отражения информации во вкладке "Этапы"

• этапы обычно наследуют значения направления, статуса и ответственного из сделки или предыдущего этапа;
• этапы могут иметь каждый свое направление, статус, ответственного, товары/услуги, расходы, обязательства, даты актов, начала и окончания.

❗️ Если сделка проходит в один этап, то прикрепить расходы, товары можно и к этапу, и к самой сделке.
Если сделка распределена на N-месяцев равными суммами, то расходы и товары крепим на сделку во вкладке "Информация по сделке", но они по умолчанию вешаются все на первый этап. Если нужно, чтобы и расходы распределились равномерно, то необходимо распределить их вручную.

10. Появилась возможность запланировать движение денег по Сделке, а также доходы и расходы

Изменения в отчете Рентабельность сделок

 1. Появилась функция экспорта отчета. Теперь отчет по рентабельности сделок можно выгрузить в Excel.

2. Сделки разворачиваются на этапы. Можно увидеть какие именно этапы сформировали значение выручки в этом месяце. В раскладке отчета по Направлениям разворота на этапы нет, но можно провалиться внутрь значения "Выручка", откроется окно сделки, и уже из него можно провалиться внутрь и посмотреть детально этапы.

3. Для сделок, распределенных на N-месяцев равными суммами, изменилась логика попадания выручки и расходов в отчет. Теперь в отчете "Рентабельность сделок" выручка делится и записывается, как и в ОПиУ, распределенная по месяцам.

Ранее выручка по такой сделке записывалась полностью в первый месяц по дате акта.

Например, если сумма сделки 120 000 рублей разделена на 3 месяца по 40 000, то в отчете Рентабельность сделок в первый месяц:

было: Выручка = 120 000 р.

стало: Выручка = 40 000 р.