Учет сделок - инструмент (документ), в котором фиксируются все сделки (проекты) с клиентами. 

Зачем нужно вести учет сделок?

1. Получать правильные отчеты для принятия управленческих решений. 
2. Контролировать обязательства покупателей перед компанией.
3. Контролировать наши обязательства перед покупателями и поставщиками.
4. Следить за плановыми сроками и статусами проектов, чтобы вовремя получать оплаты от клиентов.

Отчеты как Результат ведения учета сделок

Отчет о рентабельности сделок, где можно сравнивать валовую прибыль и выгодность сделок и направлений. 

• Увидеть сильные направления -> Усилить их. 
• Распознать слабые -> Провести аудит -> Закрыть/изменить бизнес-процессы.

Отчет о прибылях и убытках

Признавайте выручку для правильного расчета прибыли не по денежному потоку, а по факту выполнения обязательств со стороны вашей компании. 

Отчет о дебиторской/кредиторской задолженности 

В одном месте собраны все обязательства: кому и сколько должны мы <-> кто и сколько должен нам. Вся информация по дебиторской и кредиторской задолженности отражается в модуле "Обязательства". Подробная информация о принципах учета обязательств по Сделкам по ссылке. 

С чего начать?

1. Найти инструмент для старта учета сделок
   1. Модуль Сделки в Финтабло
   2. Шаблон гугл-таблицы от НФ
      
      
2. Начать с чистого листа
   1. Если сейчас какие-то проекты уже в работе, трудно поднять расходы по проектам, если вы их никак не считали/не вели. Не надо тратить на это время. 
   2. Все новые проекты с сегодняшнего дня заносим в Сделки и начинаем привязывать к ним расходы.
      
      
3. Назначить ответственного
   1. Финансовый менеджер или помощник руководителя, задача которого администрировать список сделок, прикреплять расходы и следить за сроками
   2. В Финтабло можно предоставить отдельный доступ к модулю Сделок
      
      
4. Обеспечить, чтобы все новые сделки начали фиксировать

Принципы ведения

Учет расходов по сделкам

Заносятся расходы, которые точно можно отнести к этой сделке или проекту

Появился расход по сделке и операция прошла в ДДС -> сразу прикрепляем расход к сделке/этапу сделки. В Финтабло можно прикреплять к сделкам как целую операцию, так и её часть.

В режиме реального времени можно видеть текущую рентабельность проекта. Каждый новый расход будет эту рентабельность снижать

Если важно следить за расходами/списаниями в разрезе статей, чтобы они не выходили за рамки плановых значений можно заносить план в карточке сделки и отслеживать его исполнение. Подробнее про возможность в статье План/факт в Сделках

Контроль сроков выполнения проектов

У каждого проекта/этапа проекта выставляются сроки: когда начал, когда планируем закончить. Это позволяет запланировать расходы. 

А также видеть просрочки по проектам, анализировать причины и устранять.

Ещё

• Учет сделок если есть НДС -> без НДС.
• Сделка в несколько этапов -> 

Что позволяет анализировать учет сделок

Собрали ОПиУ - видим, что рентабельность по валовой прибыли упала. 

Куда идем? Идем в учет сделок и уже здесь можно анализировать каждую сделку и направление.

💡 Выручка — это деньги, которые клиент должен за то, что вы ему сделали: отгрузили товар, сделали сайт, продали ошейник для сиамского котика. При этом не важно, получили вы уже оплату от клиента или нет. Считайте выручку по подписанным актам. Формула такая:

Выручка = Количество исполненных сделок за период Х Средний чек этих сделок

Источник и продолжение: Газета НФ