Учет подотчетных средств

Расскажем как организовать учет и контроль подотчетных денег в сервисе

📍 Вариант 1. Учет на отдельном счете.

1. Создайте виртуальный или наличный счет на подотчетное лицо в Справочнике счетов и называете его по ФИО, например, "Иванов".


2. В настройках счета можно указать, что этот счет относиться к группе "Подотчетные средства".
Подробнее про группировку счетов писали в этой статье->


3. Операцию выдачи в подотчет проводите как Внутренний перевод на этот счет. Остаток на счету будет равен выданной сумме.


4. Расходы, которые понес сотрудник, отражаем как списания с его счета.

💡При этом сотрудник сам может добавлять эти операции в сервис.

  • добавьте подотчетника в сервис как пользователя с доступом только к его счету в разделе Пользователи;

  • в своем профиле он сможет привязать телеграм-бота по инструкции и добавлять операции списания через него с комментарием.
    Описали этот кейс в статье->


5. Остаток либо вернуть переводом на реальный счет, либо оставить как аванс на будущие расходы.



📍 Вариант 2. Операция списания.

Если вариант с виртуальным счетом кажется сложным, то можно проводить выдачу средств в подотчет как Списание со счета.

❗ Для подотчетника нужно завести отдельного контрагента. Почему это нужно сделать писали здесь->


После того, как сотрудник отчитается, скорректировать сумму выданных средств и разбить по статьям расходов.



💎Первый вариант более наглядный, и подотчетное лицо сам может добавлять операции расхода. Если он берет в подотчет регулярно, то рекомендуем пользоваться этим способом.


💎 Первый вариант также подходит для учета займов и кредитов, которые сотрудник берет у компании.

👆 На этом пока всё