Этап 1. Базовая подготовка

• Из чего состоит ОПиУ?
• Группировки отчета
• Быстрый переход к источникам информации
• Подключите сотрудников

Из чего состоит ОПиУ?

У ОПиУ есть источники информации и необходимо чётко понимать:

• откуда брать твердые цифры по выручке и расходам для статей отчета;
• операции по каким статьям ДДС нельзя напрямую брать в ОПиУ;
• какие данные можно брать из внутренних модулей сервиса - автоматически или с возможностью отключения;
• что лучше взять из внешних сервисов и программ с защитой от дублирования - вручную.
• какие данные можно загрузить по интеграции с 1С, МойСклад - автоматически попадут в отчет

В сервисе зафиксирована структура отчета по методологии НФ → в отчете уже установлены блоки и категории расходов: 

Какие данные подтягиваются в отчет автоматически?

• большую часть данных можно брать напрямую из статей ДДС, корректируя месяц начисления;
• данные по расходам, по которым не было движения денег или была частичная оплата, подтягиваются из Учета обязательств;
• данные о выручке, прямых расходах и себестоимости подтягиваются из модуля Учет сделок;
• расходы на Фонд оплаты труда по категориям сотрудников, в разрезе оклада и налогов подтягиваются из модуля Зарплаты;
• проценты по кредитам поступают из графика платежей в модуле Кредиты;
• налоги и амортизация подтягиваются из модулей Налоги и Имущество;

Если вы настроите все модули, то отчет будет формироваться автоматически. 

• выручка, себестоимость, расходы из 1С, МойСклад

Если у вас есть суммы по выручке, себестоимости, других расходах в  1С или МойСклад, то можно настроить интеграцию с данными ПО.
Тогда суммы в отчет будут попадать автоматически в нужную ячейку, так же будет информация из какого документа взяли сумму.
Более подробно как настроить интеграцию описано тут : 1С, МойСклад

Как отключить подгрузку данных из модулей, если ведете контур учета в другом месте и загружаете данные вручную:

Какие данные заносятся в отчет вручную?

Создайте статью для ручного ввода, чтобы вносить данные, для получения которых вы используете специализированные сервисы и программы (1С, Мой Склад, iiko и т.п.):

• выручке;
• себестоимости;
• расходах, которые не проходят по ДДС (например, расходы на комиссию эквайринга, списания со склада);
• расходах, по которым есть операции в ДДС, но учитывать расход напрямую из ДДС некорректно для соотнесения с периодом (например, расходы на интернет-рекламу когда между фактом пополнения счета и фактическим расходом средств проходит длительное время)

Данные корректно лягут в структуру отчета, а итоговые метрики подтянутся в Панель приборов для оценки эффективности бизнеса.

Группировки отчета

После настройки ОПиУ, можно анализировать данные, используя различные группировки. 

Сервис предлагает группировку отчета в разных разрезах:

• Когда нужно сравнить динамику по статьям и видам прибыли от месяца к месяцу → используйте стандартную группировку Статьи
• Когда нужно сравнить динамику направлений и показателей по месяцам, чтобы увидеть тренды -> используйте группировку Направления.
• Когда нужно сравнить направления между собой за конкретный период -> используйте группировку Направления и статьи. Выберите период и данные суммируются за этот срок.

🎓 Подробнее про возможности группировки - в Базе знаний →

Мы уверены, что понимание, откуда берутся данные, дарит спокойствие собственникам и топ-менеджерам и убирает тревогу, твердые цифры в отчетах или нет.

Визуализация: что откуда берется для ОПиУ

Быстрый переход к источникам информации

В начале строки находится значок, указывающий на источник информации. Это поможет вам ориентироваться в отчете и делать проверку.

• С - Сделки
• Р - Ручной ввод выручки и себестоимости
• Д - статья ДДС
• З - Зарплаты
• Н - Налоги
• И - Имущество
• К - Кредиты
• О - Обязательства

Наведите на строку, чтобы появился значок.

Кликните на значок, чтобы перейти к настройке источника информации. Страница откроется в новом окне.

Статьи отчета и источники информации (таблица)

Подключите сотрудников 

Собственник не должен в одиночку настраивать ОПиУ, а также вести его на регулярной основе. Чтобы отчёт был внедрен и руководитель мог пользоваться данными для принятия решений, нужно подключить сотрудников и назначить ответственных за каждый источник данных

Позиция "НФ" по ведению ОПиУ заключается в следующем:

Собственник и ТОП—менеджмент компании, как главные пользователи отчета, должны понимать, как он работает и из чего собирается.

⚠️ Но если вы собственник или ТОП-менеджер компании, не нужно примерять на себя техническую работу по регулярному сбору и заполнению данных. Вам нужно понять, как это работает, поучаствовать в настройке, после чего назначить ответственных за ведение ОПиУ.

Мы в очередной раз говорим, что Управленческий учет - это функция в компании.

Что должны быть ответственные люди, которые отвечают за организацию этого учета и администрирование данных.

Нужны люди! Не думайте, что управленческий учёт будет сам по себе работать.

У кого-то может быть идея, что все процессы сбора данных можно автоматизировать и всё соберется само. Это иллюзия. Автоматизация не заменит людей. Автоматизация помогает  людям получить результат быстрее с минимизацией риска ошибки.

Вам нужно организовать процесс сбора данных и договориться о результате с теми людьми, которые непосредственно будут работать с инструментами.

Кому можно делегировать сбор данных для ОПиУ:

Если внутри компании:

• бухгалтер — самый рискованный вариант, ввиду его загрузки.
• помощник руководителя — в приоритете.
• сотрудник, в котором вы видите перспективу роста.

Если искать снаружи:

• то лучше новичок и с дополнительными задачами помимо фин. учета.
• может быть удаленным сотрудником и не на полном рабочем дне. Но нужно обеспечить качество коммуникации с отв. подразделениями.

Как добавить сотрудников в Финтабло? >>>