Справочник статей и субстатей

Создайте структуру отчета Отчета о движении денежных средств (ОДДС) с помощью Справочника статей, чтобы группировать денежные операции по категориям доходов и расходов

После загрузки истории операций, можно приступать к разнесению операций по статьям. Чтобы разносить операции вручную или автоматически, через правила автоматического определения статей, важно наполнить Справочник статей.


Инвестируйте время в разработку и улучшение справочника статей, чтобы построить правильную структуру отчёта ДДС, которая будет показывать достоверную картину по денежным потокам бизнеса. 




СОДЕРЖАНИЕ. КАК ПОСТРОИТЬ ПРАВИЛЬНУЮ СТРУКТУРУ ОТЧЁТА? 

  • Видео-урок из курса "Настройка ОДДС"

  • Как разработать справочник статей? Принципы в Видео от НФ

  • Как добавлять и изменять статьи операций в Финтабло?

  • Как импортировать существующий справочник статей из Таблиц?

  • Можно ли создавать вложенные статьи?

  • Предустановленные статьи

  • 🎓 Соблюдайте принцип существенности
    • Памятка по видам деятельности

Видео-урок из курса "Настройка ОДДС"



Как разработать справочник статей? Принципы

📼 Урок из курса "Деньги под контролем" про Принципы и правила разработки справочника статей от основателя "Нескучных Финансов" Александра Афанасьева


⚠️ Не стремитесь сразу создать идеальный справочник статей, чтобы не застопориться на этом этапе

Для начала разработайте базовую версию, которая поможет стартовать учет денег. Вы можете быстро изменить структуру и перенести операцию в нужную статью.

🧾 Пример справочника статей (Google Docs) ->


Как добавлять и изменять статьи операций в Финтабло?

Добавлять и редактировать статьи можно двумя способами:

1️ Через таблицу в Справочнике статей 

Настройки -> "Статьи операций" ->создать новую, создать вложенную или изменить иерархию, изменить вид деятельности,  удалить статью, настроить отображение статьи для ОПиУ.

2️ При редактировании операций, прямо в таблице с операциями или в окне редактирования операции, не заходя в Справочник


📍Когда нужно Создать новую статью - по кнопке:


📍Когда нужно Создать новую статью - начните вводить название:


📍Когда требуется Изменить название статьи:



❗️ Обязательно используйте правила автораспределения, чтобы не тратить время на разнесение однотипных платежей. Инструкция по настройке правил >>>


Как импортировать существующий справочник статей из Таблиц?

Если вы уже вели учет в Таблицах или другом сервисе, перенесите свой справочник статей в Финтабло через импорт.

🧾 Как импортировать список статей и направлений

При импорте списка операций статьи, контрагенты и направления будут перенесены автоматически.


Можно ли создавать вложенные статьи?

Создавая новую статью поступления или списания, можно сделать её субстатьёй. Для этого в карточке создания субстатьи выберите в графе "Субстатья для.." название головной статьи.


Статья про создание иерархии статей->

⚠️ В Финтабло можно создать только двухуровневую иерархию.

⚠️ Все статьи по умолчанию являются обычными (без иерархии). В момент, когда обычную статью назначаем главной для других, то она становится головной. Если на ней были операции, то система создаст одноименную субстатью и перенесет все операции на неё.



✏️  В справочнике статей субстатьи будут выглядеть так:

✏️  В отчете ДДС субстатьи будут раскрываться через "+".

При экспорте данных из отчетов, субстатьи будут отображаться через черточку:


💡 Для прочих операций внутри головной статьи создайте дополнительную субстатью (например, с пометкой "...- прочее"), т.к. в случае использования иерархии головную статью нельзя проставлять у операций.


План действий по изменению иерархии

Ситуация: у вас есть статья и есть операции, для которых выбрана эта статья. Но теперь вы хотите детализировать расходы и разбить эту статью на подстатьи.

  1. Создайте список подстатей, но пока не выбирайте у них головную статью. Оставьте это поле пустым.
  2. В разделе, где хранятся все правила автозаполнения (Деньги -> Кнопка "Правила") отфильтруйте правила, у которых используется головная статья и выберите новые значения субстатей. При этом обязательно нажмите кнопку "Сохранить и найти операции", чтобы массово переназначить операциям нужную субстатью.
  3. В модуле Деньги отфильтруйтесь по головной статье и, если остались операции,  переназначьте им нужную субстатью. Нужно сделать так, чтобы ни у одной операции не была выбрана головная статья.
  4. Далее в справочнике статей у заготовленного по п.1 списка субстатей выбрать в качестве головной статьи исходную статью.

 


Предустановленные статьи

Предустановленные (системные) статьи - это типовые категории операций, характерные для большинства бизнесов: Ввод средств, Выплата прибыли, Налоги за сотрудников, Получение кредита и т.д.

Какие статьи входят в справочник статей по умолчанию (таблица) ->

Удалить системную статью или изменить название нельзя, т.к. они "прошиты" в отчётах, чтобы обеспечить корректное формирование отчётов без дублей и потерь данных.

Когда вы решите внедрить Отчет о прибылях и убытках, системные статьи помогут вам провести точную настройку.


🎓 Соблюдайте принцип существенности
при создании и улучшении Справочника

Совет от финдиректоров из Нескучных финансов

У вас есть большой список, за что вы получаете и на что тратите деньги. И вот вы или ваш сотрудник садитесь заполнять отчет. Вводите сумму, хотите выбрать ее назначение — и выпадает огромное меню позиций на 50, из которых надо выбрать одну.

Развлечение сомнительное, плюс ко всему, бесполезное. Так ли вам важно видеть, что как вы тратили на интернет 1 000 рублей, так и тратите на протяжении года? Или что расходы на воду меняются на 300–500 рублей в месяц?

Мыслите более крупными мазками, группируйте похожие статьи.

СубстатьяСтатья
Вода в офис, канцтовары, уборка
офиса, чай и печеньки
Обслуживание офиса
Рекламный бюджет в ВК,
рекламный бюджет в ФБ,
рекламный бюджет в
Одноклассниках, рекламный
бюджет на контекстную рекламу
Расходы на трафик
Интернет, телефон, почтаСвязь

Детализация расходов внутри групп никуда не денется — все равно будете указывать, на что именно ушли деньги или откуда пришли деньги при вводе цифр. Но если с группой все нормально, то эта детализация не будет вас отвлекать.

А вот если происходит какая-то аномалия, то тогда уже сможете раскурочить группу и понять, почему же на обслуживание офиса в этом месяце потратили на 30% больше, чем в предыдущем.

📍Соблюдайте принцип существенности:

Управленческий учет дает вам полную свободу обращать внимание только на то, что существенно именно для вас. Это не бухгалтерия. Если вы понимаете, что информация об определенном виде расходов вам ничего не дает — засуньте ее в какую-нибудь категорию и вспоминайте только в крайних случаях.

И наоборот — когда какая-то статья расходов для вас особенно важна, можете хоть обдетализироваться. Дело ваше.

Это называется принципом существенности.

Ссылка на статью >>>


🎓 Памятка по видам деятельности от финдира НФ Артёма Ляховича


👆 На этом пока всё