Оплата услуг рекламного агентства на несколько месяцев вперед

Содержание статьи:

• Вводные данные для разбираемой ситуации;
• Вариант учета 1. Отражение через статью ручного ввода;
• Вариант учета 2. Отражение через модуль "Обязательства"

В бизнесе нередко возникает следующее: авансировали поставщика на несколько месяцев вперед для того, чтобы получать услуги/товары в течении некоторого времени. В статье расскажем вам о том, как правильно учесть в сервисе эту ситуацию. 

Про то, как учитывать равномерные списания, мы написали в инструкции по ссылке. Описанный вариант учета не подойдет вам, если расход перечисленных средств происходит неравномерными частями.

❗️ Важная информация: в статье описывается вариант работы в модуле "Обязательства". Если вы ранее не работали в нем, необходимо предварительно ознакомится со статьями из раздела "Учет обязательств".

Вводные данные для разбираемой ситуации

Для того, чтобы продемонстрировать учет авансов с разной суммой расхода в будущем, создадим ситуацию.

Предмет учета: услуги рекламного агентства.

Условия:
- при подписании договора со стороны покупателя производится аванс поставщика услуг на сумму 100 тыс. руб.;
- каждый месяц происходит расход переведенных средств на оплату рекламных площадей в Интернете;
-сумма расхода каждый месяц разная. Для примера запишем расход мая, равный 15 тыс. руб.;
-в начале месяца поставщик услуг предоставляет документ, в котором прописана сумма расхода за прошедший месяц.

Не зависимо от варианта оплаты в начале нам потребуется создать статью ДДС в "Справочнике статей":
- название может быль любым,
- вид деятельности "Операционная",
- тип расхода для ОПиУ будет отличаться в зависимости от способа отражения.

Более подробно какие категории расходов есть в Финтабло и чем они отличаются читайте в инструкции.

Вариант 1. Отражение через статью ручного ввода 

При использовании этого варианта, мы проводим аванс через статью, не привязанную к ОПиУ, а в отчет ОПиУ вносим данные вручную.

Как учитываем в системе:
- списание проводим через статью, которая не привязана к ОПиУ (т.е. имеет пустое поле или "нет" в колонке "Тип расхода для ОПиУ" в Справочнике статей);
- в отчете ОПиУ добавляем собственную статью, заполняемую вручную. О создании собственных статей в отчете ОПиУ написано в инструкции по ссылке;
- в созданную статью ОПиУ вносим данные согласно отчету поставщика (акт на сумму оказанных услуг, отчет и т.п.).

Как это событие отразится в отчетах:
- в ДДС в мае отразится списание на сумму 100 тыс. руб., т.к. был факт движения денег;
- в ОПиУ, начиная с мая '23, будет вручную записан расход согласно акту выполненных работ;
- Отчет по обязательствам будет пустой, т.к. в данном методе отображения не используется блок "Обязательства";
- в Балансе в мае'23 по статье "Расходы будущих периодов" появится сумма в размере 100 тыс. руб., которая будет с каждым месяцем уменьшаться на сумму оказанных услуг. пока не станет ноль.

Пример создания списания на сумму предоставленного аванса.

После добавления статьи в ОПиУ, у вас появится возможность внести данные по расходу вручную

Вариант 2. Отражение через модуль "Обязательства" 

При использовании этого варианта, мы создаем обязательства в специальном модуле, после чего разбиваем операцию-аванс на части (согласно размеру обязательств).

Как учитываем в системе (учет разбит на шаги для того, чтобы информация стала доступнее):

Шаг 1. Возникновение общего обязательства:
- списание проводим через статью, которая привязана к ОПиУ (т.е. имеет заполненное поле в колонке "Тип расхода для ОПиУ" в Справочнике статей);
- в модуле "Обязательства" создаем общее обязательство: заполняем поля "Наименование", "Контрагент" (поле Направление заполняйте при наличии);
- прикрепляем списание к созданному обязательство (через ячейку "Оплачено"). Проставляем дату возникновения обязательства в поле "Дата акта".

Шаг 2. Возникновение расхода:
- при возникновении расхода (т.е. после получения акта выполненных работ со стороны поставщика услуг) создайте новое обязательство. Заполните поля "Наименование", "Контрагент", "Сумма расхода" (поле Направление заполняйте при наличии);
- через ячейку "Оплачено" найдите сумму аванса. Она будет подсвечена, т.к. уже прикреплена к обязательству;
- откройте настройки операции-списания. Нажмите кнопку "Разбить";
- в окне редактирования внесите информацию по совершенному расходу в появившуюся пустую строку (обязательно прикрепите созданное обязательство к данному расходу), после чего нажмите "Сохранить";
- Проставляем дату возникновения у нового обязательства в поле "Дата акта" (месяц, в котором понесен расход).

Как это событие отразится в отчетах:
- в ДДС в мае отразится списание на сумму 100 тыс.р., т.к. был факт движения денег;
- в ОПиУ, начиная с мая '23, будут попадать расходы по рекламе согласно акту выполненных работ;
- в отчете Обязательства, начиная с мая '23, будет отражена дебиторская задолженность на сумму 100 тыс.р., которая будет уменьшаться по мере возникновения расхода;
- в Балансе в мае'23 по в Активах в Дебиторской задолженности появится сумма в размере 100 тыс.р., которая будет с каждым месяцем уменьшаться на сумму оказанных услуг. пока не станет ноль.

Пример создания списания на сумму предоставленного аванса.Отчет "Обязательства" (верхняя часть) и модуль "Учет обязательств" (нижняя часть) после выполнения 1-ого шага (после возникновения общего обязательства).

Окно редактирования операции при выполнение функции "Разбитие". Пример заполненной новой строки.

Отчет "Обязательства" (верхняя часть) и модуль "Учет обязательств" (нижняя часть) после выполнения 2-ого шага (после возникновения расхода).

✍🏻 Напишите нам в чат поддержки, если ваш пример отличается и вы не знаете, как правильно учесть расходы в Финтабло. Мы обязательно поможем.