Создание и согласование Заявок на оплату в Финтабло

Содержание 

1. Действия пользователя, который создает заявку (инициатора)
2. Действия пользователя, который согласует заявку (согласующего)

Вам на почту пришло письмо о регистрации в сервисе Финтабло в качестве пользователя. Нажмите кнопку авторизоваться, введите логин и пароль из письма. Далее вы попадете на пространство сервиса и сможете приступить к своим обязанностям по созданию или согласованию заявок.

Действия пользователя, который создает заявку

Если по вашему подразделению требуется совершить какие-либо платежи, и вам необходимо согласование коллег или руководителей, то в сервисе есть возможность выступить в качестве инициатора заявки на оплату.

1. Перейдите в раздел "Планирование" → Заявки на оплату → Добавить заявку.

Ваша новая заявка имеет статус Черновик. Только в этом статусе заявку можно редактировать и видоизменять. 

Альтернативный способ создания новой заявки - Дублирование заявки из имеющейся. Дублирование походит, если сумма, валюта, контрагент и описание заявки идентичны имеющейся.

2. Укажите основные параметры заявки:

• Сумму заявки (сколько вам необходимо согласовать средств для оплаты);
• Срок, до которого необходимо произвести оплату заявки;
• Обоснование к данному платежу (данное поле должно помочь понять всем согласующим необходимость запрашиваемого платежа и ускорить процесс принятия решения по заявке).

3. Выберите согласующего.

На последнем этапе вам необходимо выбрать согласующего — того, чья резолюция необходима, чтобы передать заявку в оплату. Выберите согласующего и отправьте заявку на согласование, указав пояснительный комментарий к заявке (так согласующему будет проще понять необходимость, и не придется задавать дополнительных вопросов по заявке).

Ваша заявка сменила статус с "Черновик" на "На согласовании". Теперь заявку можно будет изменить/удалить, только в случае, если вы отзовете ее с согласования. Отозвать заявку с согласования инициатор заявки может в любой момент, даже если следующий согласующий отправил заявку на дальнейшее согласование следующему пользователю.

Это обязательные действия для создания Заявки, однако инициатор заявки также может выполнять и другие действия в заявках, если у него есть на это права пользователя.

Вы можете настроить уведомления о новых заявках, изменении уже созданных заявок на почту и Телеграм (предварительно нужно подключить интеграцию с ТГ):

Подробнее про настройку уведомлений по Заявкам на оплату в статье >>>  

Действия пользователя, который согласует заявки

Вторая роль при работе с заявками — согласующий. 

Подключите уведомления о новых заявках на оплату. Вам на почту или в Телеграм будут приходить сообщения о новых заявках, полученных на согласование, перейдите по ссылке из письма сразу в заявку, чтобы принять решение. Также вы сможете их увидеть в разделе Планирование.

В открывшемся окне вы можете ознакомиться с сущностью заявки, бюджетом по статье заявки и историей ее изменения. Вам необходимо выбрать следующего согласующего и принять решение по заявке:

— отклонить (если заявка не корректна/требует доработки/вы не хотите ее согласовывать/вы не отвечаете за данное направление и другие случаи);

— передать следующему и согласовать (если требуется ваше согласование, но за дальнейшие действия отвечает другой пользователь) или передать следующему и воздержаться (если вы выполняете промежуточный этап (например, создаете и добавляете плановую операцию к заявке);

— согласовать заявку к оплате (поставить Готово к оплате).

Помимо указанных действий вы можете также заполнять бюджет по заявке, прикреплять к ней документацию и операции. Более подробно о возможностях раздела Заявки писали здесь.

В разделе Заявки на оплату вы сможете отслеживать статусы заявок и понимать, на каком этапе сейчас процесс согласования. Выбирайте фильтры по статусам, инициаторам или согласующим для удобства поиска каждой заявки.