Создание и согласование Заявок на оплату в Финтабло

Содержание 

1. Действия пользователя, который создает заявку (инициатора)
2. Действия пользователя, который согласует заявку (согласующего)

Вам на почту пришло письмо о регистрации в сервисе Финтабло в качестве пользователя. Нажмите кнопку авторизоваться, введите логин и пароль из письма. Далее вы попадете на пространство сервиса и сможете приступить к своим обязанностям по созданию или согласованию заявок.

Действия пользователя, который создает заявку

Если по вашему подразделению требуется совершить какие-либо платежи, и вам необходимо согласование коллег или руководителей, то в сервисе есть возможность выступить в качестве инициатора заявки на оплату.

1. Перейдите в раздел "Планирование" → Заявки на оплату → Добавить заявку.

Ваша новая заявка имеет статус Черновик. Только в этом статусе заявку можно редактировать и видоизменять. 

Альтернативный способ создания новой заявки - Дублирование заявки из имеющейся. Дублирование походит, если сумма, валюта, контрагент и описание заявки идентичны  имеющейся.

2. Укажите основные параметры заявки:

• Сумму заявки (сколько вам необходимо согласовать средств для оплаты);
• Срок, до которого необходимо произвести оплату заявки;
• Обоснование к данному платежу (данное поле должно помочь понять всем согласующим необходимость запрашиваемого платежа и ускорить процесс принятия решения по заявке).

3. Выберите согласующего.

На последнем этапе вам необходимо выбрать согласующего — того, чья резолюция необходима, чтобы передать заявку в оплату. Выберите согласующего и отправьте заявку на согласование, указав пояснительный комментарий к заявке (так согласующему будет проще понять необходимость, и не придется задавать дополнительных вопросов по заявке).

Ваша заявка сменила статус с "Черновик" на "На согласовании". Теперь заявку можно будет изменить/удалить, только в случае, если вы отзовете ее с согласования. Отозвать заявку с согласования инициатор заявки может в любой момент, даже если следующий согласующий отправил заявку на дальнейшее согласование следующему пользователю.

Это обязательные действия для создания Заявки, однако инициатор заявки также может выполнять и другие действия в заявках, если у него есть на это права пользователя.

На почту пользователя, который создал заявку на оплату будут приходить письма об изменении статусов заявок, получении новых комментариев, чтобы можно было отслеживать ход исполнения созданной заявки. Также вы можете подключить Телеграм-Бот и получать уведомления в приложении. Для этого в настройках интеграции Телеграм-Бота необходимо включить функцию о получении заявок. 

Действия пользователя, который согласует заявки

Вторая роль при работе с заявками — согласующий. Вам на почту приходят письма о новых заявках, полученных на согласование, перейдите по ссылке из письма сразу в заявку, чтобы принять решение. Также вы сможете их увидеть в разделе Планирование.

В открывшемся окне вы можете ознакомиться с сущностью заявки, бюджетом по статье заявки и историей ее изменения. Вам необходимо выбрать следующего согласующего и принять решение по заявке:

— отклонить (если заявка не корректна/требует доработки/вы не хотите ее согласовывать/вы не отвечаете за данное направление и другие случаи);

— передать следующему и согласовать (если требуется ваше согласование, но за дальнейшие действия отвечает другой пользователь) или передать следующему и воздержаться (если вы выполняете промежуточный этап (например, создаете и добавляете плановую операцию к заявке);

— согласовать заявку к оплате (поставить Готово к оплате).

Помимо указанных действий вы можете также заполнять бюджет по заявке, прикреплять к ней документацию и операции. Более подробно о возможностях раздела Заявки писали здесь.

В разделе Заявки на оплату вы сможете отслеживать статусы заявок и понимать, на каком этапе сейчас процесс согласования. Выбирайте фильтры по статусам, инициаторам или согласующим для удобства поиска каждой заявки.