Отчет по обязательствам показывает кредиторскую и дебиторскую задолженность по всем контрагентам - клиентам, поставщикам, подрядчикам.
Данные в отчет попадают автоматически, на основе данных из внутренних модулей.
Отчет находится в меню Отчеты -> Обязательства.
В этой статье рассмотрим логику учета обязательств непосредственно из модуля "Обязательства".
Как навсегда отлепить деньги от обязательств и понять, что такое прибыль на самом деле?
Глава из книги «Нескучные финансы. Как управлять бизнесом на основе цифр и не сойти с ума».
Чтобы видеть актуальную информацию в Отчете по обязательствам, ответственный в компании за финансовый учет должен регулярно создавать новые обязательства и администрировать платежи.
Создавать обязательства
Новые Обязательства создаются в одноименном модуле "Обязательства" на основе заключенной договоренности или первичных документов (акт, накладная, счет-договор и т.п.).
Как заполнять таблицу читайте в инструкции.
Прикреплять к обязательству операции списания ДДС
Прикрепляйте операции оплат по созданным обязательствам прямо из таблицы ДДС.
1 способ - из карточки самого обязательства
2 способ - из журнала операций ДДС
Когда у операции ДДС выбран Контрагент, по которому имеется обязательство, то будет отображаться окошко для выбора.
💡 Используйте 1ый способ прикрепления операций, когда Контрагенты не совпадают.
◼️ Например, для вас отгрузил товар Контрагент №1, а оплату вы договорились совершить по реквизитам Контрагента №2.
Принцип учета обязательств #1. До момента, пока мы не заплатили Контрагенту за обязательство, сумма из графы "Остаток" - это наш долг перед этим Контрагентом (кредиторка).
⚠️ Не забывайте распределять операции по созданным обязательствам, чтобы не было двойного расхода в ОПиУ.
Принцип учета обязательств #2. Если мы заплатили Контрагенту, но товар/услуга нам еще не отгружен, то до момента, пока не будет стоять дата акта, сумма перечисленных денег - это аванс. Т.е. долг Контрагента перед нами (дебиторка).
Принцип учета обязательств #3. Если по обязательству оплатили больше, чем надо, то в отчете излишняя сумма отразится в виде переплаты.
Принцип учета обязательств #4. Если обязательство разбито на несколько месяцев для ОПиУ, то это не влияет на размер кредиторки или дебиторки в текущем моменте.
Размер задолженности будет определяться по описанным ранее принципам:
- если есть дата акта, то сумма по графе "Остаток" попадает в кредиторку,
- если нет даты акта, то сумма всех оплат попадает в дебиторку,
- если оплатили больше, чем сумма обязательства, то вне зависимости от даты акта сумма переплаты отразится в дебиторке.
Факт разбивки расхода на несколько месяцев повлияет на отчет Баланс - в активе появится сумма по статье "Расходы будущих периодов", которая будет равномерно уменьшаться в течение заданного количества месяцев.
Чтобы увидеть подробности по каждой сумме в отчете, нажмите на нее.
Все обязательства будут выполнены и информация по ним исчезнет из Отчета по обязательствам при следующих условиях:
Кредиторка = 0. Когда фактически произведенные операции списания по обязательству будут к нему прикреплены, кредиторка будет погашена.
Дебиторка = 0. Когда Контрагент выполнил свою часть договоренностей (оказал услугу, доставил товар), у него исчезнет долг. Для этого заполняйте графу "Дата акта).
Плановые операции могут подтверждаться как автоматически на основе выписки, так и вручную.
Подробнее в статье - "Что такое плановые операции?".
Финтабло обычно автоматически подтверждает плановые операции на основе банковской выписки. Мы стараемся обучать робота автоматизировать эту работу и облегчить жизнь пользователям.
Но может возникнуть ситуация, когда вы создали плановую операцию, прикрепили к сделке и фактически эта операция на самом деле произошла.
В ДДС есть расходный платеж в адрес подрядчика, при этом плановая операция висит неподтвержденной.
Это может произойти из-за несовпадения контрагента, суммы платежа или даты исполнения (плановые операции автоматически подтверждаются в окне +/-3 дня)
Подробнее в статье -> Как работает автоподтверждение плановых операций?
Если такая ситуация все-таки произошла, порядок действий следующий:
1. Прикрепите фактическую расходную операцию к Сделке -> Сумма платежа попадет в фактические расходы
2. Удалите созданную плановую операцию (обязательства) из системы -> Обязательство уйдет из сделки и из кредиторки в отчете по обязательствам.