Инструкция по заполнению таблицы "Учет обязательств"

В этой статье описаны нюансы заполнения таблицы, взаимосвязи с отчетами и другими модулями сервиса

Содержание статьи:

  • Расшифровка по каждому полю таблицы
  • Способы создания нового обязательства
  • Способы прикрепления оплаченных сумм
  • Взаимосвязь таблицы с ОПиУ
  • Практические советы
  • Системные предупреждения


Расшифровка по каждому полю таблицы


✏️ Обязательство

Любое понятное для вас наименование обязательства. Необходимо для дальнейшей идентификации обязательства и администрирования платежей. По умолчанию подставляется текст: "Обязательство [порядковый номер]". 

✏️ Контрагент

Тот Контрагент, с которым возникла договоренность или обязательство. Выберите нужное значение из выпадающего списка или создайте новое.

✏️ Сделка

Выберите из списка нужно значение, если расход относится к конкретной сделке. Поле может оставаться пустым.

✏️ Статья

Выберите нужную статью расхода. Данные в ОПиУ попадут по этой статье. 

✏️ Направление

В графе "Направление" выберите нужное значение из списка, если расход напрямую можно отнести к конкретному направлению бизнеса. Поле может оставаться пустым.

✏️ Сумма расхода

  • введите полную сумму расхода,
  • выделите при необходимости сумму НДС,
  • разделите сумму расхода на несколько месяцев в ОПиУ (при необходимости).

✏️ Оплачено

В поле "Оплачено" будут отражаться фактически оплаченные суммы по данному обязательству. 

✏️ Остаток

Сумма остатка будет заполняться автоматически как разница между суммой расхода и суммой всех фактически совершенных оплат.

✏️ № и Дата счета [недоступно для beta-версии]

Введите номер и дату первичного документа. Примеры первичных документов: счет на оплату, акт, накладная и тп. 

Данное поле сейчас носит информативный характер. В будущем планируем сделать так, чтобы платежи автоматически привязывались к конкретному обязательству по совпадению данных первичного документа в назначении платежа и Контрагента.

✏️ Статус

Значение в поле "Статус" подставляется автоматически. Можно выбирать вручную подходящий по смыслу статус или создать новый.

  • “Требует оплаты” - когда есть задолженность
  • “Оплачено” - когда нет задолженности по оплате
  • “Аванс” - когда есть оплата, но нет акта
  • “Переплата” - когда есть акт, есть оплата, но сумма оплаты больше суммы расхода

✏️ Комментарий

Поле для свободного ввода текста.

✏️ Дата акта

Графу "Дата акта" заполняем в том случае, если Контрагент выполнил свое обязательство. Например, услуга оказана, товар доставлен и тп.
Оставьте поле пустым, если обязательство еще не выполнено Контрагентом (товар не доставлен, услуга не оказана).
Дату акта можно взять из первичных документов (акт, накладная, УПД и тп.) или установить значение на свое усмотрение по факту признания расхода.

💡 В момент создания нового обязательства ячейка с датой заполняется автоматически -> по умолчанию проставляется текущая дата.



Способы создания нового обязательства

❇️ Основной способ - в таблице учета обязательств

Таблица для учета обязательств хранится в разделе "Инструменты учета" -> "Обязательства".

1. Нажмите кнопку добавления новой строки в таблице ("+").

2. Заполните поля таблицы на основе заключенной договоренности или первичных документов (акт, накладная, счет-договор и тп.).


❇️ Альтернативный способ создания обязательства из модуля "Сделки"

◼️ Например, мы планируем расходы по конкретной сделке. 

Создавая плановую операцию, можно сразу прикрепить ее к еще не созданному Обязательству. Новая строчка с обязательством будет создана в таблице Обязательств автоматически на основании данных плановой операции. Дата акта по обязательству проставится по умолчанию текущим числом. Поменяйте ее при необходимости.

В момент создания плановой операции по Сделке
можно создать новое обязательство




Способы прикрепления оплаченных сумм

❇️ 1 способ - из карточки самого обязательства

Прикрепляйте операции из ДДС (1) или создавайте списания не выходя из модуля (2). Для этого наведите курсор в ячейку "Оплачено" и нажмите "+".


❇️ 2 способ - из журнала операций ДДС

Другой способ прикрепить операции оплаты по обязательству: из раздела Деньги → Операции.

Когда у операции ДДС выбран Контрагент, по которому имеется обязательство, то будет отображаться окошко для выбора. Выбрав нужное обязательство, поле со статьей заполнится автоматически на основании данных из карточки обязательства.


Взаимосвязь таблицы с ОПиУ

Если у обязательства нет даты акта, то в ОПиУ расход не попадет.

Если у обязательства есть дата акта, то месяц признания расхода для ОПиУ будет определяться датой акта обязательства или датой акта у Сделки, к которой оно привязано:

  • если Обязательство привязано к Сделке, то расход по обязательству попадет в месяц признания выручки по сделке,
  • если Обязательство не привязано к Сделке, то расход по обязательству попадет в месяц даты акта Обязательства,
  • если Обязательство разбито на несколько месяцев для ОПиУ, то первая часть расхода ляжет в месяц по дате акта, а остальные части распределятся на следующие за ним месяцы подобно амортизации. 

Факт оплаты за обязательство не влияет на суму расхода в ОПиУ. Она берется из ячейки "Сумма расхода".

В отчете суммы расхода по обязательствам выделяются в отдельную строчку.

Когда статья привязана к ОПиУ и по ней есть и обязательства, и денежные операции, не прикрепленные к обязательствам и сделкам, то работает кросс-проверка и статья делится на составляющие: часть расходов подтягивается из ДДС, часть из модуля "Обязательства"



Практические советы

💡 Используйте функцию "Разбить операцию на части", когда оплата была по нескольким обязательствам одновременно или в счет оплаты обязательства нужно отразить только часть оплаченной суммы.


💡 Используйте функцию "Разбить расход на несколько месяцев в ОПиУ". 
Например, когда приобрели годовую подписку, целесообразно сумму расхода разделить на 12. Для этого наведите курсор мыши на сумму расхода, нажмите на кнопку "троеточие"* и установите нужное количество месяцев. Сумма расхода разделится в ОПиУ равными частями начиная с месяца по дате акта у обязательства.

*Если уже установлена дата акта по обязательству, то функция разбития на части заблокирована. Временно уберите дату акта, установите нужное количество месяцев и заново проставьте дату акта. По дате акта определяется первый месяц списания расхода в ОПиУ.

⚠️ Разбитые на части обязательства нельзя привязать к Сделкам. Это противоречит принципу сопоставимости. Расходы по сделкам признаются в том же месяце, в котором признана выручка.

⚠️ Следите за тем, чтобы привязанные к обязательству операции ДДС имели те же значения Статьи, Направления и Сделки, что выбрано у самого Обязательства. В случае расхождения могут быть ошибки в итоговых отчетах.

⚠️ Не забывайте прикреплять операции ДДС к обязательствам, чтобы не было двойного расхода в ОПиУ: и по ДДС и по Обязательствам. Рекомендуем делать контрольную сверку перед презентацией отчетности.

💡 Планируйте оплаты по обязательствам через создание плановых операций. Плановые операции сразу будут отражаются в Платежном календаре, а вы сможете отслеживать запланированные договоренности и не попадать в кассовый разрыв.

Подробности про плановые операции и платежный календарь читайте в инструкциях: "Что такое плановые операции?", "Платежный календарь". 




Системные предупреждения

◼️ Пример 1 - "Есть обязательство без акта"

Имеется сделка, по которой мы отчитались, закрыли ее актом и признали выручку. По этой сделке было создано обязательство и у обязательства не стоит дата акта.

Что делать -> Выяснить у ответственного сотрудника за этот расход, действительно ли подрядчик нам не оказал услугу. Если услуга подрядчиком оказана, то установите дату акта для этого обязательства. Если услуга не оказана и оказываться не будет, проверьте, оплачивался ли аванс и согласуйте с Контрагентом его возврат.


◼️ Пример 2 - "Сумма НДС обязательства не совпадает с суммой в платежах"

Создали обязательство, у которого выделен НДС. Фактическая операция ДДС отразилась без НДС.

Что делать -> Поднять первичные документы, выяснить, нужно ли выделять НДС и исправить сумму НДС либо в Обязательстве, либо у операции ДДС.


⚠️ При смешанной системе налогообложения, расходы, которые совершаются от юр.лица на УСН, правильно отражать по полной стоимости, не выделяя НДС.



◼️ Пример 3 - "Есть невыполненные обязательства"

Когда Сделка закрыта, но есть расходы по этой сделке, по которым мы еще не выполнили свои обязательства перед Подрядчиками.

Что делать -> Убедитесь, что действительно за нами числится долг и запланируйте платеж по обязательству.

👆 На этом пока всё