Как выгрузить все расходы по сделке в Excel

Записывать информацию по сделкам - это хорошо, но еще лучше эту информацию анализировать и на основе анализа принимать решения.  Если рамок сервиса для проведения анализа недостаточно, воспользуйтесь инструкцией, чтобы экспортировать данные в Excel-формате.

Важно: для анализа сделок вам необязательно экспортировать данные в Excel. Вы можете воспользоваться дашбордом внутри модуля, чтобы оценить ситуацию прямо в сервисе. Подробнее про дашборд написано тут.

Пример: Компания "Газетных дел мастера" занимаются предоставлением полиграфических услуг в городе Выборг. Одним из направлений их деятельности является печать газет для частных лиц. У компании есть заказ от г. Комарова А.Н. на печать газеты "Жизнь". Стоимость заказа - 100 000 рублей. К расходам этой сделки компания "Газетных дел мастера" относит создание дизайна и  верстку в рекламном агентстве, печать газеты у субподрядчика, доставку ее из г. Санкт-Петербург до офиса и оплату работы курьера. 

Расходов по сделке может быть и больше: все зависит от особенностей бизнеса. В нашем примере у компании "Газетных дел мастера" подключена интеграция с банками, поэтому операции уже находятся в Финтабло - нам остается только завести сделку и экспортировать ее из сервиса. О том, как настроить интеграцию с банками, вы можете прочитать в разделе Наполнение данными для отчета ДДС (импорт, интеграции).

Шаг первый. Заносим данные по сделке в Финтабло

1. В ячейку Сделка/Направление заносим название сделки и направление, к которому данная сделка относится. Название должно быть кратким, но при этом быть информативным для пользователей, работающих в модуле "Сделки";
2. В ячейку Услуга/Товар добавляем услуги и/или товары из Каталога услуг и Склада товаров соответственно. Подробнее о ведении Склада товаров вы можете прочитать в статье Учет сделок. Товары и закупки;
3. В ячейки Сумма сделки и Выручка добавляем цену заказа с НДС и без НДС соответственно;
4. В ячейку Покупатель/Ответственный вставляем из списка контрагентов наименование заказчика и менеджера, ответственного за сделку;
5. В ячейку Оплачено прикрепляем операцию-поступление от клиента;
6. В ячейку Расходы прикрепляем операции-списания (расходы), связанные напрямую со сделкой;
7. В ячейку Дата акта записываем дату признания выручки по проекту;
8. В ячейке Начало/Конец записываем временной промежуток, в котором проходила сделка.

Заполненное поле сделки согласно информации из примера

Шаг второй. Экспортируем данные в Excel

   1. Переходим в раздел "Операции";
   2. Открываем "Фильтр". Ставим переключатель на "Списания", выбираем пункт "Сделка" и нужную сделку в нем. Нажимаем "Фильтровать";

Откройте фильтр -> Выберите "Списания" -> Выберите сделку -> Фильтровать

3. Сформировались все расходы, относящиеся к выбранной сделке. Чтобы экспортировать их в Excel, нажмите на кнопку "ЭКСПОРТ" над графиком движения денег. После того, как вы нажмете кнопку, на ваш компьютер будет скачан файл в формате .xlsx с данными по сделке.

Кнопка "ЭКСПОРТ" находится в верхней части раздела "Операции" 

Шаг третий. Преобразовываем данные для анализа

   1. Открываем скаченный экспорт в Excel.
   2. Нажимаем на любую ячейку в таблице с данными. В верхнем меню выбираем "Вставка -> Сводная таблица" или используем комбинацию клавиш Alt + Э + 2 + А + В

   Во всплывающем окне будет задан диапазон сводной таблицы и указано место, где эта таблица будет размещена

3. Нажимаем "ОК"
4. В правой колонке выбираем необходимые для анализа данные.

Выбор данных зависит от вопросов, на которые вы хотите ответить в результате анализа. Например, можно узнать какая статья занимает большую долю в расходной части текущей сделки.