Согласование и подтверждение заявок на оплату

Когда в компании есть необходимость выстроить систему согласования и подтверждения заявок на оплату,  предлагаем вам реализовать этот процесс через виртуальный счет. Вам необходимо создать отдельный виртуальный счет по инструкции для отражения на нем плановых платежей и предоставить к нему доступ всем сотрудникам, которые задействованы в процессе согласования и подтверждения счетов на оплату.  

💡При необходимости можно настроить доступ этим сотрудникам только к виртуальному счету, по которому фиксируются заявки на согласование, зайдите в раздел Настройки - Пользователи, выберите в карточке настройки  Операции - Гибкая настройка:

1. Отметьте галкой "Ограничить доступ по счетам".
2. Выберите "Запретить просмотр".
3. В исключении найдите нужный счет.
4. У направления проставьте "Изменение".

Более подробно с  настройками прав пользователей можно ознакомиться в статье.

Пользователи, которым нужно подать заявки на оплату,  создают плановые операции на этом виртуальном счете (подробную информацию о плановых операциях можно найти в статье). При необходимости при создании операций, в описании можно оставить комментарии (уточнения, необходимую информацию) для сотрудника, принимающего решение о согласовании. 

⚠️ Также плановые операции можно создавать через Телеграм-бот по инструкции.

После этого ответственный сотрудник за согласование платежей может:

- подтвердить созданные заявки на оплату. Для этого необходимо изменить счет в самой карточки операции, указав тот, с которого будут осуществляться оплаты, также при необходимости в карточке операции можно скорректировать сумму, дату и другие параметры плановой операции. Тем самым как бы согласовать эту заявку.

- отклонить созданные платежи, удалив плановые операции из сервиса Финтабло, зафиксированные на виртуальном счете для отражения заявок на оплату. Тем самым отклонить эту заявку.

⚠️ Если  сотруднику, который согласовывает счета, необходимо узнать, кто и когда из сотрудников создал конкретную плановую операцию, то эту информацию можно узнать из истории изменений в карточке операции.